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如何消除呼叫中心坐席與呼叫中心質(zhì)檢間的“隔閡”

筆者接觸過的呼叫中心常遇到這種現(xiàn)象：由于質(zhì)檢工作的特殊性質(zhì)使坐席對質(zhì)檢人員普遍都存在本能的抵觸情緒。

雖然管理層一再強調(diào)質(zhì)檢的目的是為了幫助座席發(fā)現(xiàn)問題并改善以求取得更好的績效，但實際工作中座席對質(zhì)檢所提供的“幫助”卻并不領(lǐng)情。

質(zhì)檢員在與座席溝通時往往得到比較冰冷的回應，像是“哦，我知道了”，結(jié)果是錯誤照犯，再溝通，再認錯，錯誤繼續(xù)犯……這種溝通還算是平靜的，更夸張的，座席甚至會指著質(zhì)檢員的鼻子說“你們質(zhì)檢都是站著說話不腰疼，好像不扣分就不能體現(xiàn)你們的水平，有本事你自己來接電話試試……”

溝通過程不暢，效果不理想，同樣也給質(zhì)檢員造成很大的壓力。出于自我保護，質(zhì)檢員只好盡量避免與座席去溝通，溝通越來越少，最后演變成了質(zhì)檢員覺得座席屢教不改，座席認為質(zhì)檢員總在找茬，雙方互相埋怨，心生芥蒂的致命循環(huán)。

從上述現(xiàn)象不難看出，這是質(zhì)檢員與座席的溝通上出了問題。那該怎么解決呢？有人會說，很簡單，只要設置制度，規(guī)定質(zhì)檢員一定要和座席進行溝通就行了。

這種方法也是很多呼叫中心采用的方法，但是執(zhí)行起來往往就會發(fā)現(xiàn)變了味兒，例如規(guī)定了需溝通錄音的質(zhì)檢分數(shù)線（如80分），你就會發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)質(zhì)檢的評分會在此分數(shù)線（80分）以上；

假如規(guī)定了溝通的頻次，溝通往往發(fā)展成走形式，變成一種宣講的過場。歸根結(jié)底，質(zhì)檢員和座席之間的溝通沒有達到預期結(jié)果的問題癥結(jié)在于溝通的方式方法，而不是簡單的溝通次數(shù)越多就越能解決的。

那么如何溝通才是有效的呢？筆者認為有效的溝通，主要可以從質(zhì)檢評分、質(zhì)檢評語、溝通技巧三個方面著手進行改善：

前兩點主要體現(xiàn)在質(zhì)檢員與座席間的文字（常規(guī)性）溝通中，而最后一部分則是在質(zhì)檢員與座席面對面溝通時使用。

01 \質(zhì)檢評分

質(zhì)檢評分是錄音質(zhì)量好壞評價的最直接體現(xiàn)，也是最能影響員工感知的，評分的效果很大程度上取決于所使用的質(zhì)檢評分標準的設定。

標準在設定時，每個細項都要與坐席、班組長及以上管理人員進行反復溝通，避免雙方在理解上存在分歧。評分細項必須是可清楚衡量的，避免出現(xiàn)模棱兩可。

主觀因素影響較大的評分項，如“語氣輕柔”（輕柔的語氣標準不是所有坐席都可以做到的，并且往往在不同的情況下，語氣輕柔并不一定是處理問題的最佳語氣）；

單項的評分檔次，以不超過3檔為佳，檔次過多則增加評分的難度。

評分標準的制定須盡可能避免由質(zhì)檢員自身的主觀判斷帶來的評分誤差，這也是整個溝通建立的基礎(chǔ)，如果質(zhì)檢員自身對評分標準都存在模棱兩可，那么后續(xù)的溝通必然無法達到預期的效果。

一般來說，要求打分的準確性，至少需要達到90%-95%。

根據(jù)各呼叫中心對于服務質(zhì)量的要求和績效考核的側(cè)重不同，有些呼叫中心在質(zhì)檢評分標準中除按細項評分外，還設置了致命性錯誤扣分，即出現(xiàn)該致命性錯誤則整通錄音為0分，但從員工感受和質(zhì)檢工作的目的兩方面綜合來看，更為合理的做法建議是將質(zhì)檢評分細項根據(jù)不同側(cè)重進行分類，再針對大類設置致命性錯誤扣分，如發(fā)生某個致命性錯誤則對應大類總分為0。

02\質(zhì)檢評語

質(zhì)檢評語可以理解為對于質(zhì)檢評分結(jié)果的說明。

質(zhì)檢員每天需要抽檢大量的錄音，不可能每通錄音都和座席逐一面對面進行溝通，但通常情況下都會要求質(zhì)檢員在抽檢錄音評分的同時作點評，而這個評語正是質(zhì)檢員與座席溝通的最常態(tài)的方式，但這種方式卻往往被質(zhì)檢員所忽視！

很多呼叫中心并不重視質(zhì)檢評語的撰寫，多半是敷衍幾句，稍微認真一點的，則是將質(zhì)檢評分標準中的描述性語句復制粘貼，再改幾個字，就作為質(zhì)檢評語了，這樣的結(jié)果是評語千篇一律，流于形式。

但是坐席拿到質(zhì)檢評分結(jié)果，很自然的就會想去看被扣分的原因，但從質(zhì)檢評語中并不能得到所要的信息。

于是，雙方溝通的障礙就這樣產(chǎn)生了。可以這么說，質(zhì)檢評語寫的好壞，影響了百分之八十的質(zhì)檢員與座席溝通的效果。

那我們該怎么寫質(zhì)檢評語呢？這其實和面對面溝通的本質(zhì)是一樣的，在寫評語的時候首先需要思考我們寫這個評語的目的是什么？

明確了目的，再設想如果自己是坐席，在評語中最想得到哪些信息，最關(guān)注的是什么？清晰了關(guān)注點，ok，最后要考慮的則是如何表達出來，才能讓坐席更好地接受？帶著上述的三個問題，開始寫質(zhì)檢評語。

第一個問題，寫這個評語的目的是什么？

準確定位問題——質(zhì)檢評語的目的是指出座席的這通錄音有哪些不足的、或是可以改進的地方，因此評語一定要能點出錄音中存在的關(guān)鍵問題，點評需要與評分相匹配，評語不準確，座席自然會對評分產(chǎn)生質(zhì)疑。

一般來說，對于得分較低的錄音建議在評語中對存在的主要問題進行點評，而對于得分較高的錄音，可以點評和優(yōu)秀錄音相比哪些地方是可以做的更好、更加完善的。

第二個問題，座席在評語中最關(guān)注的是什么？

突出重點問題——一通錄音如存在多點問題，質(zhì)檢員在寫評語的時候往往只是簡單按各扣分項在質(zhì)檢標準中排列的順序逐條羅列，這樣的評語給到座席只會讓座席無從著手。

例如某通錄音里最明顯的是溝通技巧存在問題，但評語中的第一條卻是規(guī)范用語使用不當，溝通技巧只是在最后一條被輕描淡寫的提到，因為質(zhì)檢標準中的評分項里面規(guī)范用語在溝通績效之前，而這種現(xiàn)象在質(zhì)檢評語中比比皆是。

我們都知道，高效解決問題的方法應該是將80%的精力放在解決最為重要的20%的問題上，在寫質(zhì)檢評語時也是如此，我們需要將最核心最重要的問題（如在業(yè)務技能和溝通技巧等）放在最前面，次要問題（如語音、語調(diào)等）往后放，讓人一看評語就能清楚知道錄音中有哪些需要改善的。

積極引導建議——對于座席而言，質(zhì)檢評分只是讓他知道在哪些方面做的不好，而應該怎么做才能避免在同樣的地方扣分才是座席最關(guān)心的。

很多呼叫中心已經(jīng)做到了這點，但同樣是建議座席怎么做，有的質(zhì)檢評語卻寫的很生硬，如“不應該那樣做，一定要這樣做”，這種教導式的點評容易引起座席的反感和抵觸情緒，雖然也寫了建議，但座席不領(lǐng)情也是徒勞。

好的建議是用積極的語言去描述座席做的不對的地方，如“怎么樣做會更好”，這樣的表達方式使得座席感受到被尊重，也就更容易接受質(zhì)檢員所提出的改善建議。

第三個問題，如何表達出來，才能讓座席更好的接受呢？

很多時候，質(zhì)檢不一定需要指出座席哪兒做錯了才算是正確的評語，表揚座席哪兒做的好，更是一種行之有效的溝通方法。

正面肯定座席——質(zhì)檢員在寫評語時通常都只是指出座席做得不好的地方，一條條列出來就像罪狀一樣，這樣的質(zhì)檢評語容易讓座席產(chǎn)生畏懼的心理。

跟我們言語溝通一樣，如果一開場就指出哪里做的不好，對方本能的就會產(chǎn)生反抗和抵觸，而且馬上會想怎么反駁。所以為了避免這種情緒影響我們的溝通效果，建議在點評的開頭先點出坐席在該通電話中做得好的地方，并給予肯定。

在每通點評的第一句對錄音中的閃光點給予贊美，座席對質(zhì)檢員點評的接受度也會提高。好的開頭意味著成功了一半，這種開場方法在質(zhì)檢員與座席面對面溝通時更為有效。

需要注意的是，這里的正面肯定必須符合實際情況，不能是不著邊際強加上去的，否則會讓聽者對你的動機產(chǎn)生懷疑；

同時在表揚的言辭后面也不能出現(xiàn)轉(zhuǎn)折，如“整通服務很有耐心，但是……”等，否則會適得其反。

恰當總結(jié)問題——有些質(zhì)檢員在寫質(zhì)檢評語時過于詳細，甚至夸張地記錄到“分別在幾分幾秒客戶說了什么，對應座席是怎么回答的，而這樣回答是有誤的”。

站在質(zhì)檢員的角度，這么做可能是為了避免了座席對評分的爭議，但造成的負面影響更大，一方面是質(zhì)檢員需要花費大量的時間計較通話細節(jié)，導致效率低下；

另一方面坐席面對如此“字斟句酌”的大篇幅評語，看起來不僅頭暈，還會反感，也就更不愿意看了。

所以對于質(zhì)檢員而言，必須要善于使用總結(jié)性的語言，將錄音中發(fā)現(xiàn)的問題用簡練清晰的語言予以總結(jié)，切勿將一類問題分成多點來一個個解釋。

想明白了以上的三個問題，做到了對應的五點要求，那么質(zhì)檢評語的溝通問題，相信就會迎刃而解了。

03 \溝通技巧

除了質(zhì)檢評分和評語這種文字的溝通方式，有些時候質(zhì)檢員還需要與座席面對面溝通。這種方式最能起到效果，也最考驗質(zhì)檢員的輔導能力。其實溝通的核心思想，還是質(zhì)檢評語中羅列的那三個問題。

在每次面對面溝通前，需要提前做好準備，明確本次溝通的目的，最好溝通前讓座席也聽一下需要溝通的錄音。

開場時，先對座席做得好的地方予以肯定，表達出對座席的理解；

然后通過引導讓座席自己找出錄音中做得不足的地方，并讓座席自己思考怎么做更好；

如果坐席在某個問題上遇到障礙不知道如何處理時，建議先同情并理解坐席的行為，再具體輔導他應該怎么做。

整個過程最重要的是要盡可能引導出坐席自己說出不足，只有意識到自身的問題，他（她）才會有自發(fā)的動力去改進。

因此，面對面溝通的核心則是“引導”。在有些呼叫中心，與座席的面對面溝通是由小組長來完成的，也可以參考這種方式。

每次的面對面溝通，建議質(zhì)檢員記錄下溝通的過程，總結(jié)出針對不同情況下的引導套路，作為經(jīng)驗在質(zhì)檢員之間分享，以提高質(zhì)檢團隊整體的溝通輔導水平。

人與人之間溝通是一門很深奧的學問，呼叫中心中質(zhì)檢員與座席的溝通每天都在進行，如何能提升這種溝通的效率和效果，讓我們質(zhì)檢所做的工作起到實效，筆者也只是結(jié)合自身的經(jīng)驗提出了在溝通上可以改善的若干重要環(huán)節(jié)。

具體該怎么溝通，還是需要各位呼叫中心的質(zhì)檢員和管理者結(jié)合自身的實際情況執(zhí)行。作為拋磚引玉之文，希望大家能重視起呼叫中心的質(zhì)檢員和座席的有效溝通，真正讓質(zhì)檢員成為幫助座席提升能力的引導者！

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