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陳紅淇:呼叫中心排班管理系統概述

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  排班管理軟件,即呼叫中心人力分配與管理的應用軟件,它可以根據呼叫中心話務量進行分析,科學預測來電量、并精確預估人力需求,從而有效地分配任務,讓最適當的人、在最適當的時間、提供最適當的服務。它不僅能有效管理呼叫中心人力資源,節約人力成本,而且能進一步提升客戶服務的效率,從而達到提升呼叫中心的運營管理水平、降低呼叫中心的運營成本、增加企業的收益。

  當呼叫中心的員工數量上升到一定的階段(一般在50~80以上),人工排班已經無法進行有效的管理,主要表現在以下兩個方面:

  一、人工排班無法對排班過程進行精確的計算和優化,容易導致服務水平不足或者人力資源浪費;

  二、人工排班方法不能對多技能員工進行排班,在人工計算方法中,只能將多技能員工按單技能來計算,和實際情況有差別,也容易導致服務水平不足以及人力浪費。

  除了以上兩點,排班管理軟件還能提高排班管理的水平和執行效率,包括:

  一、可以進行實時的班表遵守監控,保障排班被正確地執行。

  二、可以考慮更多的排班活動,把會議、培訓、外出、QA、小休等納入到排班系統,使排班更精細,使管理更精細。

  三、動態的安排變得輕松,如“明天需要對50個人安排緊急培訓”,只要在排班系統中輸入這種需求,系統就可以安排一個合適的時間和合適的培訓批次。

  四、可以根據員工的個性需求進行排班,提高管理的人性化和提升員工的滿意度。

  五、可以使所有員工參與到排班中來,客戶服務代表可以查看自己的排班、通過電子流方式進行換班、請假等工作。

  由此可見,智能的排班管理軟件對呼叫中心的作用是顯而易見的。對于呼叫中心來說,要考慮的問題是:在當前以及未來一段時間內是否希望提高排班管理水平?這期間人工排班的工作是否已經能夠滿足企業的期望?如果采用排班管理軟件排班,該從哪些方面去考慮。

  一般來說,評判一款排班管理軟件是否卓越,可以從以下幾方面去考慮:

  一方面對于排班數據的支持是否精細,因為只有精細化的排班才能有更好的優化。另一方面是否容易被用戶操作和使用,如果排班人員和員工不愿意去使用,一個排班管理軟件功能再強,也沒有意義。第三,是否具備完整的排班管理功能,而且這些功能是成熟的,經過長時間使用和考驗的。第四,從功能角度看,是否滿足自己特性化的需要,是否能夠提供更多的其他幫助(比如與績效考核管理的結合度)。

  目前市場上主流的廠商和產品有三家:Witness的BLUE PUMKIN、Aspect 的EWFM和Genesys的WFM,主要的功能不外乎以下幾個方面,基本排班、多技能排班、假期管理、換班管理、遵守度監控、績效管理、安全管理和報表管理。

  排班系統把客戶服務中心的排班管理水平提升到了一個新的層次,從不斷的“收集資料和計算”,變成能夠從事對于呼叫中心管理更有幫助的工作,提升了排班水平和管理效率。在使用過人工排班的用戶使用智能排班管理系統后,一般會體會到客戶服務中心的服務水平提高了,人力資源管理更人性化了,在現場執行過程中,有了遵時監控工具,往往得到比較好的執行效率。

  目前,排班管理軟件主要在歐美發達國家(亞洲是日本、新加坡、韓國等)和呼叫中心外包發達的國家(如印度)比較流行。在中國,近五年越來越多的企業開始關注呼叫中心,呼叫中心的發展很快,排班軟件也開始在一些大型呼叫中心得以應用。絕大部分呼叫中心開始接觸智能排班管理軟件,因為大家意識到要提升呼叫中心運營水平,已經不是CTI/ACD能夠解決的,需要提高勞動力管理和資源整合的水平,而排班管理是目前運營管理中遇到的最棘手的問題之一。相對來說,用戶已經習慣“手工排班”很多年了,需要一定的時間來認識和磨合。

  在未來,隨著排班管理軟件的進一步深入應用,它將會和其它勞動力優化軟件集成在一起,形成一套WFO軟件。WFO軟件是集成排班管理軟件、電子培訓軟件、績效管理軟件、質量監控軟件(錄音、質檢評分)的一個綜合體。

  本文應“客戶世界”邀約專門撰寫;作者單位為中國建設銀行總行電子銀行部95533客戶服務總中心。

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