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淺談呼叫中心基層管理

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作為一個客服呼叫中心班組管理者,班組的業績就是班長管理水平的體現,如何找到一個合適小組的提升方法,如何找到一個快捷有效的提升方法,一直是班組管理的難題。客服中心總結常用人員技能提升舉措,為班組管理者提升班組水平提供參考方法。

人員技能提升可以分為以下三個主要步驟:設定問題→找原因→制定對策與實施。

步驟一:設定問題

可根據本班組存在的困難設定需提升的問題。

步驟二:找原因

可以通過以下四個步驟去尋找問題存在的原因:

1、傾聽聲音
從 “人員溝通、小組會、班前班后會”中,了解問題的原因。

2、數據分析
分析對應問題的數據,通過數據分析,可以客觀地印證所傾聽的聲音是否屬實;所了解到的信息是否問題的關鍵 ;找出最優秀的人員供大家學習 ;找出待提升人員進行提升 。

3、錄音求證
結合數據分析結果,可開展錄音抽聽,印證了解到信息以及數據證明的結果是否屬實 。如:抽聽優秀與待提升錄音,對比總結優秀的方法與口徑 ;抽聽待提升錄音,總結待提升的原因。

4、總結
完成以上步驟后,進行總結:
(1)抓重點:通過分析發現問題存在的重點,針對重點開展工作。如2016年4月,通過數據分析,發現進行滿意度回復引導對滿意度提升有正向拉升作用,故把滿意度回復引導作為滿意度提升重點工作。
(2)對比法:歸納差異點,從差異點提升 。如2016年4月,通過數據分析,找出處理話費查詢的優秀人員及待提升人員,通過兩者錄音,對兩者的處理問題的步驟、解釋口徑進行對比,歸納差異點。

步驟三:制定對策與實施

一、人員技能方面
1、傳播
隨時隨地、 廣而告知地讓班組成員知道這個提升方法執行后對數據的正向影響,吸引班組成員去執行。

2、分享
通過班前班后會、專題討論會、小組會的形式,讓優秀人員做分享,通過真實案例,讓大家真切感受到這樣做的好處。讓待提升人員講出自己的困難點,班組一起想解決方案。

3、榜樣
(1)優秀人員旁聽后進人員:由優秀人員指導后進人員不足點 。
(2)后進人員旁聽優秀人員:學習優秀人員好的工作習慣及應對口徑、系統操作技巧,并通過《旁聽心得》的形式進行總結,識別自己的不足,別人的優點,令體會更深刻。

4、熟練度
傳播、分享后,通過隨時提問、不少于三次的重溫、定期提醒的形式檢查人員的理解和學習情況,提升人員的熟悉度 。

二、人員心態方面
1、討論
通過討論會、分享會、小組會等形式,分享不同的看法,說服不愿執行的人。

2、激勵法
抓住每個人都希望被關注和表揚的心態 ,通過口頭表揚、實物獎勵、名譽、帶新人、短期體驗等形式進行激勵。

3、小比賽、游戲
通過數據排名比賽、業務問答等游戲等,提升趣味性,吸引大家去參加。

4、定目標
書面確認一個雙方能接受的目標(可以分階段),給予壓力,促使執行。

5、走進自己
人員自己聽錄音,了解自己的不足,并通過寫心得、提升計劃等方法進行總結。

實例應用:通過數據分析及錄音抽聽,發現進行滿意度回復引導對滿意度提升有正向拉升作用,故把滿意度回復引導作為滿意度提升重點工作。通過班前班后會、小組會等方式分享滿意度回復引導優秀口徑和錄音、分享有做滿意度回復引導人員的心得技巧、用數據說明滿意度回復引導確對滿意度提升有正向拉升作用。通過滿意度回復引導不執行人員與執行人員開展辯論會的形式,說服不愿執行的人。通過以上方法,當月滿意度提升提升0.21%;非常滿意率提升0.71%。

結論:人員技能提升方法會因為不同的問題、不同的班組而有所不同,應按自己班組的實際情況選擇適用于自己班組的方法。



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