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呼叫中心技能培訓及其實施的幾個重要方法

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呼叫中心的培訓是公司有計劃地提高雇員學習與工作相關能力的活動,主要表現在: (1)理念培訓 ①理念在任何時候都起先導作用,多一分理論就多一分明晰的方向。沒有理論指導的績效管理工作,是盲目的、不自覺的、不明晰的,也是無法達到真正考核的目的的,只能是流于形式層面的循環往復。績效管理的理念培訓就是要讓高層管理人員認識到績效管理是組織管理的戰略伙伴,而不僅僅是人力資源部門的一項例行工作;讓中層管理人員認識到績效管理是幫助他們更好地完成管理工作的有力工具,而不是強加給他們的一項負擔;讓人力資源管理人員認識到要從戰略的、專業的角度來看待和規劃績效管理,而不是僅僅做一些簡單的、重復的日常工作。 ②全員動員大會。為了保證公司全體員工對績效管理變革提供支持,不對公司業務產生負面影響,在方案正式實施前,及時召開全員動員大會。通過這種以會代訓的形式,將實施績效管理的重要意義向全體員工闡釋,讓所有員工認識到績效管理是幫助他們自身提高績效,助推其職業生涯發展的,而不是挑剔責備和施加壓力的過程。在必要的情況下還可以由項目小組對全體員工就新的績效管理方案進行講解,消除員工心目中的疑問。 (2)技能培訓 ①工作分析和制定職位說明書的培訓。在項目實際實施中,咨詢公司需對人力資源管理部門人員講解清楚,大量的工作需要人力資源管理部門人員的參與,因此,對人力資源管理人員進行工作分析和職位說明書的培訓就顯得十分必要。要讓他們認識到工作分析是績效管理的基礎,掌握工作分析的常用方法(如觀察法、訪談法、問卷調查法等),學會如何對所收集來的信息進行整理和分析,形成各個職位的職位說明書。規范的職位說明書,應包括職位描述和任職要求兩部分。 ②設置關鍵績效指標。關鍵績效指標設置是績效管理操作技術中比較核心的內容。設置得比較科學的關鍵績效指標,既具有良好的操作性,又能夠保證組織中每個員工都朝著正確的方向努力。要讓學員理解什么是關鍵績效指標(8020法則),以及如何將職位說明書的職位描述轉化為關鍵績效指標( SMART法則)。 ③如何制定績效計劃。向相關人員介紹目標管理的思想,講述如何將組織目標進行有效分解,轉變成部門以及個人的目標。指導學員正確有效地制定績效計劃表,包括工作目標、主要產出、衡量標準、完成期限、各項目標所占權重。強調一定要員工參與,并且要做出正式的承諾。因為如果員工沒有參與到績效計劃的制定過程中,僅僅是主管人員強加給他們的計劃,或者他們的計劃只是口頭確定,沒有簽字,那么就很難保證他們堅持執行這些計劃。 ④進行績效溝通。在績效實施的過程中進行持續的績效溝通,是為了幫助主管在員工完成工作的過程中及時掌握工作進展情況的信息,了解員工在工作中的表現和遇到的困難,以便適應環境變化的需要,適時地對計劃進行調整。要讓學員掌握和習慣應用各種溝通的主要方法,包括書面報告、網絡傳遞、會議、一對一面談等正式溝通方法,以及走動式管理、開放式辦工、工作間歇的交流、團體活動等非正式溝通方法。 ⑤進行績效評估。向相關人員介紹360度考核的思想,讓其掌握績效評估中常用的方法,如等級評定法、排序法、強迫分布法、關鍵事件法等。講述本企業績效評估工具的開發,并以具體的評估表格來說明表格中的每一項為什么要這樣設計,如何完成這些項目的評估,使之學會正確使用這些工具。 ⑥進行績效面談。績效面談由于要求部門主管面對面地與下屬討論績效上的缺陷和不足,而面談結果又與隨后的績效獎金、工資晉升等有聯系,所以常常是比較難談的。通過培訓,要使之掌握如何準備績效面談,包括時間場地、資料,預想在面談中可能出現的問題,以及面談中的各種技巧,例如,如何建立雙向溝通關系、如何利用非言語交流、如何控制談話的方向等,使其建立與員工進行融治溝通的信心。 ⑦制定績效改進計劃。僅僅將評估作為獎金發放或工資調整的工具,這是對評估結果的片面應用,把注意力過多地放在利益分配原則上,就無法達到績效管理的真正目的。從大處講,績效管理是讓所有人都向組織的戰略目標努力;從小處講,績效管理是要讓每個員工知道自己成長的方向在哪里。因此,在每個考核周期結束時制定績效改進計劃是很有必要的。績效改進計劃與績效計劃不同:績效計劃重在一個考核周期內工作目標的確定;而績效改進計劃重在工作能力的改進與提高,是在主管幫助下由員工自己制足,并與主管討論,達成一致意見的實施計劃。培訓要幫助學員學會如何識別員工目前亟待發展的項目、期望達到的水平、發展這些項目的方式、項目完成的期限,以及如何提供員工實現計劃所需的各種資源和幫助。 (3)培訓實施的幾個重要方法 ①與導入同步進行。 企業導入績效管理系統是一個復雜的過程,需要耗費大量的時間、精力財力,怎樣有條不紊地把它付諸實施,最好的辦法是培訓與導入同步進行。在第一階段,理念先行,先在主管以上人員和人力資源部員工中達成一致。在方案正式制定后,再在全體員工中宣傳貫徹。若一開始就大面積地宣傳,會引起員工的猜疑,造成不穩定因素。第二階段,重點是做大量基礎性工作,包括工作分析和職位說明書,以及關鍵績效指標的確定。這些工作需要人力資源部和各部門主管密切配合,人力資源部和各部門主管必須掌握一些基本的方法和技能。第三階段也就是方案正式實施階段,在導入的第一個考核周期按照績效管理的流程,全程加以輔導,培訓一步走一步,環環相扣,使這套系統從一開始實施就規范操作。 ②選用內部人員參與培訓。 績效管理培訓以管理咨詢顧問為主,但是一個組織中有各種各樣的職能如研發、生產、銷售、財務、人事等,內部人員比咨詢顧問更加了解企業情況,他們參與培訓更能針對企業的實際需求。前提條件是,培訓人員在咨詢顧問的輔導下,已經掌握了該培訓內容的精髓。例如,在如何制定績效計劃的課程中,分組討論時可由各職能部門主管根據本部門實際進行培訓,這樣有助于使績效管理系統獲得更加廣泛的認可和支持。 ③注重培訓形式的多樣性 為保證培訓取得良好的效果,在培訓中要采取多種形式,如案例分析分組討論、角色扮演等,而不是一味進行枯燥乏味的講解。要創造活躍的課堂氣氛,鼓勵學員積極參與,增強培訓的互動性。例如,在進行如何進行績效溝通這一課程時,可以設置一個場景,請幾組學員代表扮演其中的角色,然后讓學員評價他們哪些地方做得較好、哪些地方還不夠到位,最后咨詢顧問再一一分析,傳授有效溝通的正確方法。

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