應(yīng)注意的問題
(1)鈴聲不過三
在電話鈴聲響起后，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突；但若在響鈴超過三聲接聽，是缺乏效率的表現(xiàn)，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應(yīng)該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆鞒鲞m當?shù)慕忉專绾鼙福屇玫攘说取Ｈ绻窃诩依锝勇犽娫挘M管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響5聲以上オ去接聽，也應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻＠吓笥阎g盡管沒有必要作出鄭重其事的道歉，但向?qū)Ψ浇忉屢幌卵诱`的原因也是必要的。
(2)規(guī)范的問候語。
在工作場合，接聽電話時，首先應(yīng)問候，然后自報家門。對外接待應(yīng)報出單位名稱，若接內(nèi)線電話應(yīng)報出部門名稱。比如:您好，X公司或xx大學(xué)音樂系，您好。您好，銷售部辦公室，我是×x。自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規(guī)范的電話體現(xiàn)的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。在家里接電話可以有很多選擇，規(guī)范一點的可以用:喂，你好!問候?qū)Ψ健．斎辉诩依锝勇犽娫捙c工作單位接聽電話有所不同，在家里，關(guān)鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的，過于規(guī)范化的電話反而會讓人覺得公事公辦的冷淡。
(3)要找的人不在或不能接聽電話時的處理。
這里特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。
(4)學(xué)會記錄并引用對方的名字。
在辦公室工作的人員，應(yīng)該有意識地訓(xùn)練自己的聽辨能力。假如對方是老客戶，經(jīng)常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好:您好，王經(jīng)理。這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應(yīng)該在拿起話筒后先向?qū)Ψ奖硎咀约旱那敢獠⒆鞒鲞m當?shù)慕忉專绾鼙福屇玫攘说取Ｈ绻窃诩依锝勇犽娫挘M管沒有必要像在單位里那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響5聲以上オ去接聽，也應(yīng)向?qū)Ψ奖硎厩敢狻＠吓笥阎g盡管沒有必要作出鄭重其事的道歉，但向?qū)Ψ浇忉屢幌卵诱`的原因也是必要的。
(2)規(guī)范的問候語。
在工作場合，接聽電話時，首先應(yīng)問候，然后自報家門。對外接待應(yīng)報出單位名稱，若接內(nèi)線電話應(yīng)報出部門名稱。比如:您好，X公司或xx大學(xué)音樂系，您好。您好，銷售部辦公室，我是×x。自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規(guī)范的電話體現(xiàn)的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。在家里接電話可以有很多選擇，規(guī)范一點的可以用:喂，你好!問候?qū)Ψ健．斎辉诩依锝勇犽娫捙c工作單位接聽電話有所不同，在家里，關(guān)鍵是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調(diào)、語氣來體現(xiàn)的，過于規(guī)范化的電話反而會讓人覺得公事公辦的冷淡。
(3)要找的人不在或不能接聽電話時的處理。
這里特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。
(4)學(xué)會記錄并引用對方的名字。
在辦公室工作的人員，應(yīng)該有意識地訓(xùn)練自己的聽辨能力。假如對方是老客戶，經(jīng)常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那么可以用合適的稱謂問好:您好，王經(jīng)理。這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。
(5)接到錯誤的電話也應(yīng)該禮貌應(yīng)對。
接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關(guān)系。但事實上，并非錯打的電話都必定與自已沒有關(guān)系，有時，對方也恰恰是與自已有重要關(guān)系的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態(tài)度。
(6)應(yīng)在對方掛電話后再掛電話。
當對方向你說再見時，別忘了你也應(yīng)該說再見，并等對方掛了以后再掛電話，最好不要一聽到對方說再見就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說再見就把電話掛了。注意掛電話時應(yīng)小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。
